Ergonomie et Productivité des employés de bureau

Au début de ce siècle, des recherches approfondies ont été effectuées au sujet du travailleur dans le milieu industriel avec en focus l'environnement physique. Dans les années 1930, l'accent a été placé sur l'environnement social. Plusieurs développements ont récemment apporté de notables avancées sur l'environnement physique et, en particulier, le bureau comme milieu de travail. L'économie européenne s'est déplacée de la production à la fourniture d'informations et de services, avec 80 pour cent de la main-d'œuvre en passe d'être employée dans des emplois tertiaires d'ici l'an 2020, comparativement à 60% aujourd'hui. L'environnement de travail est en train de changer grâce aux progrès de la technologie. Cette recherche en est à ses balbutiements, et la relation du cadre de travail au comportement, son impact sur la productivité, est complexe. Les données existantes suggèrent que la non prise en compte de ces données à la conception a des effets négatifs sur l'efficacité au travail. En fait, de nombreuses entreprises ont commencé à changer leur approche de l'amenagement intérieur et leur culture organisationnelle, avec des résultats positifs. Seul le temps et plus d'observation pourront confirmer les effets bénéfiques résultant de ces changements.

Le but de cet article n'est pas de rendre compte en détail des méthodes et techniques utilisées dans les études de la relation de l'environnement de travail avec les employés, mais de donner une image générale des tendances dans la recherche et les développements les plus récents et de leur concrétisation en entreprise. Cette zone de la recherche scientifique semble en être à ses premiers balbutiements. Une meilleure compréhension de l'environnement et sa contribution à la prise en charge des besoins des travailleurs (mobilier de bureau, forme des banques d'accueil, fauteuils confortables...) sont fondamentales pour le rendement des travailleurs et leur satisfaction.

Depuis le début de la dernière moitié de ce siècle, l'environnement de travail en Europe a changé en raison de la prolifération de la technologie et de son effet sur la production et des télécommunications. L'économie européenne s'est déplacée de la production à la fourniture d'informations et de services. Les employés de bureau représentent plus de 55 pour cent de la main-d'œuvre, tout en représentant 70 pour cent de la masse salariale totale de l'Europe.

Les facteurs ci-dessus ont influencé l'orientation de la recherche. Plus tôt dans ce siècle, la plupart des études tendent à mettre l'accent sur l'environnement industriel, comment influer sur le comportement et augmenter la production. L'accent est maintenant davantage sur l'environnement de bureau en tant que milieu de travail et son impact sur le comportement.

Lorsque les personnes ou les entreprises imaginent la conception de l'amenagement bureau, ce qui en général est mis en exergue tourne essentiellement autours de:

• couleur des murs et tapis
• style de mobilier
• décorations murales ou images
• maîtrise des coûts qui reste un sujet de préoccupation.
• Certains critères d'agencement sont considérés comme acquis tels que le bureau du PDG au dernier étage avec la surface la plus grande...

Aujourd'hui, cependant, la tendance est à baser la conception des bureaux sur les besoins des employés, afin de maximiser leur productivité et leur satisfaction. L'environnement de travail peut soit accepter soit aller à l'encontre de ces besoins.

La notion de comportement en matière d'organisation façonné par la modification ou la conception de milieux de travail, tels que le bureau, a des implications importantes pour les entreprises ainsi que des chercheurs intéressés par le changement organisationnel planifié. Il a été émis l'hypothèse que l'amélioration de la conception physique du lieu de travail peut entraîner une augmentation de 5 à10% de la productivité. Une augmentation de 5 pour cent en Europe reviendrait à économiser 50 milliards d'euros par an.

La recherche a porté sur les facteurs physiques (y compris le mobilier, l'agencement, les fenêtres, les températures) et les facteurs sociaux (y compris la vie privée, les lieux de rassemblement, de la conception participative). Cependant, il y a des avancées dans la technologie qui vont également avoir un impact majeur sur la formation du bureau du XXIe siècle:

• Le bureau virtuel. Bureau à domicile et le télétravail seront plus fréquentes.
• Archivage numérique. Codé ou écrites à la main les données seront numérisées dans un ordinateur supportant les besoins du bureau mobile.
• Bureau tout-en-un. qui nous permet d'intégrer téléphone cellulaire, modem, fax, scanner, clavier, et ordinateur dans un seul appareil
• La technologie sans fil pour faciliter la mobilité
• Secrétaires en silicium. Les appels téléphoniques, des mémos et des commandes verbales seront prises par les ordinateurs cf. SIRI...
• Les lieux de travail de collaboration et privé. L'approche d'équipe pour le processus de travail, il sera nécessaire de tenir compte de la nécessité de se réunir en groupes pour des réunions
• Les bâtiments intelligents. Le développement technologique permettra aux entreprises de répondre instantanément aux changements environnementaux. Des bureaux Informatisés «intelligents» permettront de réduire les coûts d'exploitation en surveillant toutes les fonctions du bâtiment. Par exemple, les températures vont s'adapter et lumières s'étendre sauf si un travailleur reste tard.

 

Une brève histoire

Durant les premières décennies de ce siècle, les domaines de la psychologie économique (par Munsterberg en 1913) et la gestion scientifique (par Frederick Taylor en 1911) étaient influents dans la détermination de la conception et la gestion du travail. Ces approches utilisaient des méthodes telles que la durée et les études de mouvements à même de favoriser l'efficacité des diverses tâches liées à la production. Dans cette perspective, le travailleur a été considéré comme une source potentielle d'erreurs dans le système de fabrication. On s'est donc efforcé de minimiser cette source d'erreur par la standardisation des environnements de travail et des routines de travail.

Dans les années 1930 un tournant majeur en psychologie industrielle est née à partir d'une série d'expériences à l'usine de Hawthorne électrique (Chicago) par Elton Mayo. Les «expériences de Hawthorne», conçus à l'origine pour examiner l'effet de l'éclairage sur la productivité des travailleurs, ont été détournés de cette mise au point par une reconnaissance de l'importance de la préoccupation de la direction pour le bien-être des travailleurs. Ces études célèbres sont considérés comme le début du mouvement d'étude des relations humaines et ont marqué la fin des études de l'environnement physique en psychologie organisationnelle. L'attention aux qualités de l'homme dans des situations de travail a été en outre souligné par les approches humanistes de Maslow (hiérarchie de la théorie des besoins), Herzberg, McClelland (théorie des motivations de l'homme) et McGregor.

 

La Personne dans l'environnement

Un tel développement et l'émergence de questions liées à la «personne dans l'environnement» doit ses origines au travail de Lewin. Sa thèse est que le comportement est une fonction des gens et leur environnement. En ce qui concerne les paramètres de travail, l'utilisation de "relation" peut être imputée à Hugo Munsterberg, qui a déclaré en 1918, "Le seul problème psychologique qui semble le plus important ... est l'ajustement mutuel de la personnalité mentale sur le travail pratique. L'individu a besoin d'un endroit dans lequel sa disposition mentale lui assurant son succès ».

La psychologie environnementale

L'émergence récente d'une discipline dont le principal accent est mis sur les relations entre les personnes et leurs environnements physiques, a également contribué à pousser l'étude des relations entre le comportement humain et le milieu de travail. La psychologie environnementale trouve ses origines dans la pensée de Lewin et a également tiré des enseignements de l'architecture et de la décoration intérieure.

Adéquation personne-environnement

Le concept de «personne-environnement", qui a été présenté plus tôt, a été divisé en deux types:

• Un premier critère caractérise la capacité de l'environnement à répondre aux besoins des personnes. Par exemple, un employé peut avoir besoin d'un niveau élevé de silence lors de la conduite d'une conversation téléphonique. Un environnement favorable qui "correspond" aux besoins de la personne offre l'intimité phonique souhaitée. Inversement, si la personne est perturbée par le bruit ambiant ou se sent écoutée, on perd rapidement de l'efficacité.
• Un deuxième type d'adéquation est la capacité de la personne à s'adapter aux exigences environnementales. Par exemple, une secrétaire peut avoir à effectuer un certain nombre de tâches (répondre au téléphone, récupérer un fichier, tapez une lettre) dans une période de dix minutes. Une personne organisée qui peut jongler avec des tâches satisfera à ces contraintes beaucoup mieux qu'une personne qui ne peut pas bien travailler avec des perturbations.

Une conception optimale est celle où l'environnement prend en charge les besoins des travailleurs et où le travailleur est opérant dans un environnement plus propice aux capacités de l'individu.

L'espace de bureau "énergétique"

Les concepteurs d'environnement de travail envisagent, d'ici la fin de la décennie, une évolution vers un type de structure conviviale, qui favorisera plutôt que de l'inhiber la créativité, encouragera la communication et tirera vers le haut les personnes employées.

Les bureaux seront moins isolés et sans doute plus chaotique, car les gens qui travaillent ensemble gardent un niveau d'énergie élevé. Cette tendance a été amorcée il y a deux décennies quand certains visionnaires ont commencé à proclamer que les entreprises bénéficieraient d'une main-d'œuvre moins sous pression, mais a été accéléré par la réduction des effectifs des sociétés européennes alimentées par de profondes récessions dans les décennies 80, 90 et 2000.

Les progrès en électronique ont commencé à élargir les moyens d'effectuer une tache, et l'industrie Européenne s'est précipitées pour embrasser la technologie de l'information et intégrer l'autoroute de l'information mondiale. Dans la plupart des bureaux il y a dix ans, une conversation à la cafétéria aurait probablement été découragée car considérée comme une perte de temps. Aujourd'hui, plus d'entreprises offrent des aires de pause similaires un peu partout dans leurs installations afin d'encourager les réunions improvisées où chacun peut partager ses idées.